Leitura para o Dr. Neres
As sete seções a seguir respondem o que muda no escritório, o que já foi decidido, o que ainda depende de uma decisão sua e o que a Extat encontrou de risco na operação atual. Da seção 08 em diante o documento vira manual de operação — é a parte que a equipe da Extat usa no dia a dia, e você não precisa ler para acompanhar a transição.
Onde o financeiro está hoje
O levantamento de 11 de setembro durou três horas e cobriu o ciclo inteiro do dinheiro no escritório. Cinco constatações organizam tudo o que veio depois.
Paga-se por onde tem saldo
Banco do Brasil, Caixa, Cora e Asaas recebem e pagam ao mesmo tempo. Para saber se um cliente pagou, é preciso conferir as quatro — foi isso que gerou a planilha paralela.
Nada está documentado
Não existe POP, manual ou passo a passo. O conhecimento das regras de honorário, das parcerias e dos cálculos estava dividido entre o Dr. Neres e uma única pessoa.
A migração não terminou
O Juridiq passou a ser usado por todos no fim de março. O que é anterior pode estar apenas no Peritum, ou no Conta Azul, ou em nenhum dos dois.
O que isso produz na prática
As duas frases mais importantes da reunião vieram do próprio Dr. Neres. A primeira, sobre a conferência cliente a cliente: "se eu mexer em 10 aqui, eu vou achar uns 4". A segunda, sobre o que isso significa: "é muito provável ter dinheiro na rua".
Não é uma suspeita genérica. Na semana da reunião foram encontrados, ao acaso: uma cliente com R$ 200 de honorário não cobrado porque o 13º proporcional não entrou no cálculo; outra com R$ 157 de reembolso de guia GPS que o escritório adiantou e nunca cobrou; um RPV liberado desde janeiro que ainda não havia sido recebido; e boletos em aberto no Conta Azul que nunca foram migrados.
Nenhum desses casos é erro de quem executa. Todos vêm da mesma origem: a informação necessária para cobrar certo não está no sistema no momento em que o cálculo é feito. Falta o histórico de crédito, falta o registro da entrada já paga, falta o comprovante do adiantamento. Quem calcula acerta a conta com os dados que tem — e os dados estão incompletos.
O gargalo declarado
Perguntado o que mais consome tempo e o que mudaria no processo, o responsável apontou o mesmo ponto duas vezes: a prestação de contas de RPV, e a falta de um cronograma de pagamentos. O repasse ao cliente, que deveria sair em dois dias, vinha levando semanas — e parte disso não é lentidão de execução, é o tempo gasto para descobrir de quem é o crédito que caiu na conta.
O que muda a partir de 14 de setembro
A data de corte foi definida na própria reunião. A partir da segunda-feira, 14/09, a Extat assume a programação de pagamentos e o controle financeiro do escritório.
O que sai do escritório
- Classificação de todos os lançamentos no plano de contas
- Conciliação das quatro contas bancárias
- Programação mensal de pagamentos
- Painel de inadimplência e painel de RPVs
- Fechamento mensal, DRE e DFC gerenciais
- Auditoria cliente a cliente do recebido × cobrado × pago
O que continua no escritório
- Emissão de boletos a partir da tarefa do jurídico
- Contato de cobrança com o cliente
- Execução do pagamento no banco dentro da alçada
- Contato com o gerente do banco para identificar depósito judicial
- Cálculo e conferência do honorário sobre o valor bruto
- Apuração do rateio dos parceiros e conferência das comissões
- Atualização cadastral do cliente
- Alimentação do sistema com histórico de crédito e comprovantes
- Análise de risco antes de adiantar custas ou consulta
- Decisão de negociar, descontar e aprovar pagamento acima da alçada
Quem executa deixa de ser quem confere. O escritório continua fazendo o que depende de estar lá — falar com cliente, com banco, com advogado, apertar o botão no banco. A Extat passa a fazer o que depende de método e de segunda leitura. Nenhuma movimentação passa a existir sem que alguém de fora do escritório a tenha conferido no dia seguinte.
O calendário imediato
| Quando | O quê | Quem |
|---|---|---|
| Seg 14/09 | Elaboração da programação de pagamentos do mês a partir do que já está lançado e do que foi levantado na reunião | Extat |
| Ter 15/09 | Apresentação e validação da programação com o Dr. Neres — o que tem para pagar, o que falta, o que ele aprova | Extat Dr. Neres |
| Até 15/09 | Verificação das guias GPS de clientes com vencimento no dia 15 e decisão de adiantamento | Jurídico Dr. Neres |
| 15 a 18/09 | Maciça do INSS roda a folha — janela para conferir os créditos dos clientes e emitir os boletos do mês | Escritório |
| Até 20/09 | Pagamento das guias de imposto e INSS do mês | Extat Escritório |
| 20 a 25/09 | Meta do escritório: todos os RPVs do mês identificados e prestação de contas pronta | Extat Escritório |
Quem faz o quê
Quatro papéis, uma regra de leitura: quem inicia não executa sozinho, quem executa não confere, e o que é decisão do negócio não se delega.
Onde a demanda nasce
Rogério (previdenciário), Ronald (fazenda pública), Antônio (trabalhista), Gabriela (cível) e Stephanie (atendimento). Abrem a tarefa, informam o valor do crédito, a regra do contrato e o histórico. Emitem o primeiro e o segundo boleto quando o Dr. Neres autoriza, para não perder a janela de cobrança.
Quem executa
Emissão de boletos, cobrança, pagamento dentro da alçada, contato com banco e cliente, guarda de comprovante, alimentação do sistema. É a função que hoje é do Heraldo e que segue no escritório depois da transição.
Quem controla e reporta
Classifica, concilia, projeta e fecha. Recebe do escritório o cálculo do honorário, o mapa de rateio e a comissão apurados, e os submete à auditoria cliente a cliente. Entrega o resultado mensal, os painéis e a trilha de auditoria.
Quem decide
Aprova pagamento acima da alçada e o rateio dos parceiros, negocia e define desconto e parcelamento, autoriza adiantamento de custas e consulta, e decide a política de cobrança. Não executa — recebe o número pronto e aprova.
Duas atividades que hoje estão com o senhor saem: a prestação de contas de RPV e o cálculo de honorário processo a processo. Foi o pedido feito na reunião — "em regra eu não quero ficar com ela". Ambas continuam dentro do escritório, executadas pelo jurídico e pelo financeiro segundo a regra escrita na seção 11, e só chegam ao senhor quando há divergência ou quando exigem decisão comercial. A Extat não refaz o cálculo: audita o resultado cliente a cliente e reporta o que não fecha.
Decisões registradas na reunião
Tudo o que foi decidido em 11/09 e que passa a valer. Este é o registro formal — se algum item estiver diferente do combinado, é aqui que se corrige.
| Tema | Decisão | Responsável |
|---|---|---|
| Estrutura e controle | ||
| Data de corte | A Extat assume a programação de pagamentos e o controle financeiro a partir de 14/09/2026 | Extat |
| Recebimentos em dinheiro | Todo valor recebido em espécie é lançado no sistema no mesmo dia. O dinheiro permanece com o Dr. Neres; o lançamento é obrigatório para que o saldo das contas reflita a realidade | Dr. Neres |
| Plano de contas | Implantação do plano de contas gerencial dentro do sistema jurídico — estrutura já preparada pela Extat | Extat |
| Contas bancárias | Definir uma conta destinada a pagamentos e outra a recebimentos, concentrando os agendamentos em um único banco. Estudo a ser feito junto com o Dr. Neres | Extat Dr. Neres |
| Contabilidade | Incluir o e-mail do financeiro e a Dayene no grupo e no portal da contabilidade, para que as guias cheguem direto ao financeiro e não apenas ao e-mail do sócio | Dr. Neres |
| Cobrança e negociação | ||
| Juros por atraso | Todos os boletos emitidos a partir de agora saem com juros de 1% pro rata por dia de atraso | Dr. Neres |
| Dívida vencida | Toda dívida vencida é atualizada pelo INPC antes de qualquer proposta de negociação | Extat |
| Parcelamento | Limite de 10 meses, chegando a 12 ou 14 em casos específicos. Juros de 1,5% ao mês já previstos em contrato | Dr. Neres |
| Parcela mensal | Mínimo de 30% do valor recebido pelo cliente no mês | Dr. Neres |
| Emissão pelo jurídico | Rogério, Ronald, Gabriela e o Dr. Neres seguem autorizados a emitir o primeiro e o segundo boleto para não perder a janela de cobrança; o restante vira tarefa para o financeiro | Jurídico |
| Auditoria e migração | ||
| Auditoria | Conferência cliente a cliente do recebido × cobrado × pago, começando pelos meses mais recentes e retroagindo | Extat |
| Migração | A Extat envia a relação de pessoas e de processos que existem no Peritum e não estão no Juridiq; o escritório completa a migração com o fornecedor | Extat Dr. Neres |
| Tabela de parceiros | Os percentuais não existem em planilha — estão espalhados em contratos e no cadastro. A Extat monta a tabela unificada e o Dr. Neres valida | Extat |
| Cadastro do cliente | Rotina de atualização cadastral a cada contato com o cliente, executada pelo comercial e pelo atendimento | Jurídico |
O que ainda depende do Dr. Neres
Sete itens que a Extat não pode resolver sozinha. Sem eles, partes do fluxo ficam desenhadas mas não operáveis.
| # | Item | Situação |
|---|---|---|
| 01 | Confirmar as alçadas de pagamento por banco — o limite no Cora foi elevado de R$ 2.500 para R$ 5.000; o do Banco do Brasil foi alterado mas não confirmado; Caixa e Asaas não foram informados | a definir |
| 02 | Fixar o prazo de repasse ao cliente — a meta declarada é 2 dias úteis. Formalizar e, se possível, levar para o contrato, para acabar com a expectativa de repasse imediato | a definir |
| 03 | Definir o prazo máximo que um crédito judicial pode ficar sem identificação antes de virar exceção reportada | a definir |
| 04 | Validar a tabela de percentuais dos parceiros assim que a Extat consolidar o que está nos contratos e no cadastro | aguarda Extat |
| 05 | Regularizar a emissão de nota fiscal dos parceiros — hoje o escritório tributa o valor cheio a 10,22% e repassa; os parceiros estão em 4,5%. O correto é cada um emitir a nota da sua parte | providência |
| 06 | Concluir a abertura das PJs do comercial — um dos vendedores já abriu, o outro não; regularizar a partir de setembro | providência |
| 07 | Transferir para a empresa o que está no nome pessoal — as duas salas e a conta de internet em débito automático no CPF | providência |
É o único ponto da transição com natureza fiscal. Hoje, quando o escritório recebe R$ 10 mil e repassa R$ 3 mil ao parceiro, emite nota sobre os R$ 10 mil e tributa tudo na faixa do escritório. O parceiro recebe o repasse sem que a operação esteja refletida na nota. Além do custo tributário desnecessário, isso cria um descasamento entre a receita declarada e a receita efetiva. A Extat não recomenda conduta fiscal — este ponto deve ser levado à contabilidade do escritório antes de mudar qualquer prática.
Riscos herdados
O que a Extat encontra na data de corte e que não foi criado por ela. Registrar isso agora é o que separa o passivo anterior do resultado da nova operação.
Receita não cobrada
Clientes que foram cobrados a menor ou não foram cobrados. As causas identificadas: 13º proporcional fora do cálculo, entrada já paga não registrada, parcelas de implantação não cobradas, reembolso de custas e GPS esquecido, e cálculo feito sobre o valor líquido em vez do bruto.
Boletos órfãos
Títulos em aberto no Conta Azul que nunca foram migrados e boletos do Cora que não foram reemitidos no Asaas. Enquanto existirem, o painel de inadimplência não fecha e o cliente pode receber cobrança por algo já pago.
Pagamento por fora do boleto
Clientes antigos habituados a pagar por transferência ou Pix deixam o boleto em aberto. O sistema segue notificando e o título pode chegar a protesto. Hoje isso é resolvido manualmente, cancelando o boleto depois de descobrir em qual das quatro contas o dinheiro caiu.
Migração incompleta
A operação no Juridiq só começou em abril de 2026. Processos, clientes e lançamentos anteriores podem estar apenas no Peritum. Um repasse feito e não registrado é improvável, mas possível — a origem seria a migração, não a operação.
Cadastro inconsistente
A numeração do processo no CRM não bate com os detalhes nem com a pasta de arquivos. Foi apontado como a maior dor da operação: e-mail errado, telefone marcado como internacional, WhatsApp sem crédito. O boleto é gerado e não chega ao cliente.
Comprovantes fora do sistema
Comprovantes de pagamento impressos e não salvos no Drive. Comprovantes de Pix de clientes que ficaram apenas na conversa de WhatsApp do escritório. São a prova documental que a auditoria precisa.
Nenhum desses itens entra na conta como falha da operação nova. Eles formam o inventário de abertura da seção 16 e serão atacados pela auditoria cliente a cliente, do mês mais recente para trás. O que for recuperável vira cobrança; o que não for vira ajuste registrado. O importante é que a partir de 14/09 a base passa a ser construída de forma que esse tipo de perda não se acumule de novo.
Os primeiros 30 dias
Sequência de trabalho da Extat a partir da data de corte, em quatro frentes que correm em paralelo.
| Semana | Operação | Estruturação | Auditoria |
|---|---|---|---|
| 1 14 a 19/09 |
Programação de pagamentos do mês montada e validada. Assunção da rotina diária de contas a pagar e a receber. Guias do dia 20 garantidas. | Plano de contas implantado no sistema jurídico. Acessos de leitura liberados para a Extat. | Levantamento dos boletos em aberto e dos RPVs recebidos e não repassados. |
| 2 22 a 26/09 |
Régua de cobrança em operação. Emissão concentrada no fluxo único. Repasses de RPV do mês concluídos. | Tabela de percentuais dos parceiros consolidada e enviada para validação. Relação Peritum × Juridiq entregue ao escritório. | Conferência do mês de setembro: recebido × cobrado × pago, cliente a cliente. |
| 3 29/09 a 03/10 |
Fechamento de setembro. Prestação de contas dos parceiros apurada pelo escritório e auditada por amostragem antes do pagamento no dia 12. | POPs das seis rotinas críticas escritos e treinados com a equipe. Matriz de alçadas formalizada. | Conferência de agosto. Início do levantamento dos boletos órfãos do Conta Azul e do Cora. |
| 4 06 a 10/10 |
Primeira programação de pagamentos montada integralmente pela Extat, sem apoio da rotina anterior. | Painéis de inadimplência e de RPV no ar. Conta de pagamento e conta de recebimento definidas. | Relatório da primeira rodada de auditoria: o que foi encontrado, o que é recuperável, o que virou ajuste. |
Ao fim de 30 dias o escritório deve ter: a programação de pagamentos rodando com previsibilidade, o painel de inadimplência e o de RPV disponíveis, a tabela de parceiros validada, os POPs escritos, e o primeiro relatório de auditoria com o tamanho real do que ficou para trás. O resultado gerencial fechado — DRE e DFC por área de atuação — vem no fechamento de outubro, quando já existir um mês inteiro classificado na estrutura nova.
Manual de operação — Extat
A partir daqui o documento é instrumento de trabalho. Contém a arquitetura financeira do escritório, o calendário real do mês, o inventário de atividades com dono, as regras de cálculo de honorário e de parceiros, a política financeira, os procedimentos operacionais das rotinas críticas e o inventário de pendências herdadas.
Arquitetura financeira
Duas empresas, quatro contas, três cartões e seis sistemas. Saber o que cai em cada conta é o que permite identificar um crédito sem precisar ligar para o banco.
As contas e o que cai em cada uma
| Conta | Empresa | O que entra | Observações operacionais |
|---|---|---|---|
| Banco do Brasil | Neres | Alvarás da justiça estadual — ações contra município, estado, empresas e bancos. Eventualmente trabalhista. | Cobra tarifa de Pix e TED para outro banco, até R$ 10 conforme o valor. Repasse ao cliente deve sair preferencialmente pelo banco onde o crédito caiu. Cartão fecha dia 5. |
| Caixa | Neres | RPVs (todo mês, concentrados no fim do mês) e precatórios (uma a duas vezes por ano). Eventualmente trabalhista. | Não há consulta online de depósito judicial — depende do gerente. Limite de R$ 20 mil por transferência; acima disso o gerente precisa cadastrar. Cartão fecha dia 10. |
| Cora | Neres | Boletos antigos, Pix e transferências de clientes. | Conta com rendimento — o sócio tem mantido saldo aplicado. Alçada de pagamento elevada de R$ 2.500 para R$ 5.000. Tem cartão. Destino pretendido para o pagamento de folha. |
| Asaas | Neres | Cobranças atuais por boleto; cartão em caráter excepcional. | Integrado ao sistema jurídico — é o único meio em que o boleto aparece dentro do processo. Não cobra tarifa de Pix. |
| Banco do Brasil | ONG Gestão Empresarial | Repasse mensal de prestação de serviço vindo da Neres. | Segunda empresa, contratada pela Neres. Paga o pessoal que atua por ela. Conta única. |
Hoje se paga pela conta que tem saldo e se recebe pelas quatro. Para saber se um cliente pagou, é preciso checar Asaas, Banco do Brasil, Cora e Caixa — e foi exatamente para isso que nasceu a planilha paralela de controle diário. Definir uma conta de pagamento e uma de recebimento elimina a planilha, concentra os agendamentos em um único acesso e torna a conciliação uma rotina e não uma investigação.
Sistemas e onde cada informação vive
| Sistema | Para quê |
|---|---|
| Juridiq | Sistema principal. Processo, CRM, tarefas, financeiro por cliente, contratos, arquivos, carteira do parceiro e boletos do Asaas. Tem IA interna (Atena) capaz de criar tarefas por comando. |
| Peritum | Base antiga, mais de dez anos de histórico. Usada para conferência e para localizar o que não foi migrado. Regras de parceria antigas estão ali. |
| Meu INSS | Extrato de pagamento do benefício — é onde se obtém o histórico de crédito, base do cálculo do honorário. |
| Emissor Nacional | Emissão de nota fiscal de serviço. |
| Portal da contabilidade | Guias de INSS e de imposto mensal. A guia previdenciária sai de forma automática por volta do dia 19. |
| Portal Equatorial | Conta de energia. O excedente da geração solar da residência do sócio é compensado no escritório. |
| Drive e WhatsApp | Arquivos e comprovantes. Existe um grupo "visão financeira" na comunidade do escritório onde se avisa a saída de RPV e se lembra a prestação de contas. |
Padrão de organização de arquivo
Cada processo do cliente recebe um número. Esse número tem de ser o mesmo em três lugares: no campo de detalhes, no CRM e na pasta de arquivos. Dentro da pasta do processo existe subpasta destacada para concessão e pagamentos, RPV e pagamentos e alvará e pagamentos — é onde ficam comprovantes e prestação de contas. Divergência entre os três é erro de cadastro e deve ser corrigida antes de qualquer cálculo.
O calendário do mês
Reconstruído dia a dia no levantamento. É a base da programação de pagamentos e do planejamento de caixa.
Concentração de trabalho ao longo do mês — leitura qualitativa a partir do levantamento
| Data | O que acontece | Responsável |
|---|---|---|
| Todo dia | Contas a receber — verificar quem pagou e quem não pagou nas quatro contas. Contas a pagar dentro da alçada. Cobrança de inadimplentes. Conferência de extrato. Atendimento da fila de tarefas do financeiro. | Escritório |
| Dia 1 | Pagamento de todos os colaboradores. | Escritório |
| Dia 5 | Fecha a fatura do cartão Banco do Brasil. Pagamento da NGL Marketing e da primeira parcela da agência de marketing (R$ 2.000). | Escritório |
| Até dia 7 | Recebimento dos clientes da carteira dos captadores, para conferência antes do repasse. | Escritório |
| Dia 10 | Fecha a fatura do cartão Caixa. Repasse fixo aos captadores, já conferido. | Escritório |
| Dias 10 a 12 | Chegada das informações e guias da contabilidade. | Extat |
| Dia 12 | Prestação de contas e rateio dos advogados parceiros — apurado pelo escritório, aprovado pelo sócio, pago pelo escritório e auditado pela Extat no fechamento. | Escritório Dr. Neres |
| Dias 13 a 15 | Verificação das guias GPS de clientes com vencimento no dia 15 — se o cliente não pagar, perde o benefício. Decisão de adiantamento passa por análise de risco. | Jurídico Dr. Neres |
| Dias 15 e 16 e 30 e 31 | Pagamento quinzenal do restaurante, calculado pela lista de uso assinada diariamente. | Escritório |
| Dias 15 a 20 | Maciça do INSS — a folha do INSS roda, normalmente entre os dias 16 e 18. É a janela para puxar o histórico de crédito dos clientes, conferir o que foi pago e emitir os boletos do mês. Tarefas do sistema com prazo anterior precisam ser prorrogadas para depois dessa janela. | Jurídico Escritório |
| Dia 19 a 20 | Guia de contribuição previdenciária (automática) e guia de imposto mensal. | Extat |
| Dias 20 a 25 | Meta: todos os RPVs do mês identificados, prestação de contas pronta e repasses executados. | Extat Escritório |
| Dia 25 | Segunda parcela da agência de marketing (R$ 1.800). | Escritório |
| Fim do mês | Concentração das cobranças de cliente. Fechamento do mês para a controladoria. | Extat Escritório |
| Sábado e domingo | Limpeza da sala principal — R$ 150 por sala, R$ 250 quando são duas. A sala de cima passou de quinzenal para mensal. | Escritório |
| Anual e esporádico | ||
| Anual | IPTU pago à vista no início do ano, para aproveitar o desconto. Anuidade da OAB. Décimo terceiro e férias lançados de forma proporcional no fim do ano. | Extat |
| Trimestral | Nada. O escritório está no Simples Nacional e não recolhe IRPJ e CSLL trimestrais. | Extat |
| Sob demanda | Custas processuais para liberação de alvará. Guia GPS de cliente. Consulta médica antecipada. Todos com análise de risco prévia e cobrança separada do honorário. | Jurídico Dr. Neres |
Inventário de atividades
Todas as atividades do ciclo financeiro, com gatilho, periodicidade e dono a partir da data de corte. É a matriz de responsabilidade da operação.
| # | Atividade | Gatilho | Periodicidade | Dono |
|---|---|---|---|---|
| 1 · Contas a pagar | ||||
| 1.1 | Triagem das solicitações de pagamento recebidas por tarefa, grupo de WhatsApp, e-mail ou verbalmente | Solicitação | Diário | Escritório |
| 1.2 | Conferência documental — nota ou boleto anexado, valor, vencimento, favorecido, checagem de duplicidade | Item 1.1 | Diário | Escritório |
| 1.3 | Cadastro do título no sistema com anexo e centro de resultado | Item 1.2 | Diário | Escritório |
| 1.4 | Aprovação de pagamento acima da alçada | Valor | Sob demanda | Dr. Neres |
| 1.5 | Execução do pagamento e anexação do comprovante ao título | Itens 1.3 e 1.4 | Diário | Escritório |
| 1.6 | Classificação no plano de contas e conciliação bancária | Item 1.5 | D+1 | Extat |
| 1.7 | Programação mensal de pagamentos confrontada com a disponibilidade de caixa | Calendário | Mensal | Extat |
| 1.8 | Lançamento dos recebimentos e pagamentos feitos em espécie | Movimento | Diário | Dr. Neres |
| 2 · Contas a receber e cobrança | ||||
| 2.1 | Abertura da tarefa com a regra do contrato, o valor do crédito e o histórico | Concessão do benefício | Sob demanda | Jurídico |
| 2.2 | Consulta ao histórico de crédito no Meu INSS e apuração da base bruta | Item 2.1 | Sob demanda | Jurídico |
| 2.3 | Emissão do boleto vinculado a cliente e processo | Item 2.2 | Diário | Escritório |
| 2.4 | Emissão do primeiro e segundo boleto pelo jurídico para não perder a janela de cobrança | Autorização do sócio | Sob demanda | Jurídico |
| 2.5 | Cálculo e conferência do honorário sobre o valor bruto, contra o contrato do cliente | Itens 2.2 a 2.4 | Sob demanda | Escritório |
| 2.6 | Baixa do recebimento e anexação do comprovante ao processo | Pagamento | Diário | Escritório |
| 2.7 | Identificação de pagamento feito por Pix ou transferência fora do boleto, e cancelamento do título | Extrato | Diário | Escritório |
| 2.8 | Régua de cobrança, envio de segunda via e registro do contato | Vencimento | A cada 2–3 dias | Escritório |
| 2.9 | Negociação e renegociação com o cliente | Escalonamento | Sob demanda | Dr. Neres |
| 2.10 | Painel de inadimplência com aging por cliente e por área | Rotina | Semanal | Extat |
| 3 · RPV, alvarás e repasse ao cliente | ||||
| 3.1 | Aviso da saída do crédito no grupo e cadastro no sistema | Deferimento | Sob demanda | Jurídico |
| 3.2 | Impressão do alvará ou RPV e encaminhamento para a pasta do financeiro | Item 3.1 | Sob demanda | Jurídico |
| 3.3 | Varredura das contas e identificação dos créditos sem origem definida | Extrato | Diário | Escritório |
| 3.4 | Contato com o gerente do banco para identificar a origem do depósito judicial | Item 3.3 | Sob demanda | Escritório |
| 3.5 | Separação entre honorário e repasse, conferida contra o contrato e contra o que o cliente já pagou | Item 3.4 | Semanal | Escritório |
| 3.6 | Execução do repasse e envio do demonstrativo de prestação de contas | Item 3.5 | Até 2 dias úteis | Escritório |
| 3.7 | Cobrança do honorário quando o cliente recebe o crédito diretamente | Aviso do advogado | Sob demanda | Escritório |
| 3.8 | Painel de RPVs — recebido, identificado, repassado, pendente, com aging | Rotina | Semanal | Extat |
| 4 · Parceiros e comissões | ||||
| 4.1 | Apuração da receita recebida por carteira de parceiro no período | Fechamento | Mensal | Escritório |
| 4.2 | Cálculo e conferência do rateio conforme a regra do contrato de cada parceiro | Item 4.1 | Mensal | Escritório |
| 4.3 | Aprovação do mapa de rateio | Item 4.2 | Mensal | Dr. Neres |
| 4.4 | Pagamento do rateio e envio da prestação de contas a cada parceiro | Item 4.3 | Dia 12 | Escritório |
| 4.5 | Cobrança e guarda da nota fiscal emitida pelo parceiro | Item 4.4 | Mensal | Escritório |
| 4.6 | Conferência do repasse que vem do parceiro para o escritório | Recebimento | Mensal | Escritório |
| 4.7 | Cálculo da comissão do comercial e conferência contra a receita recebida | Fechamento | Mensal | Escritório |
| 4.8 | Auditoria do rateio e das comissões pagas — amostragem cliente a cliente contra contrato e receita recebida | Item 4.4 | Mensal | Extat |
| 5 · Fechamento, controle e governança | ||||
| 5.1 | Conciliação bancária das quatro contas | Rotina | Diário e mensal | Extat |
| 5.2 | Envio do pacote mensal — extratos, comprovantes, contratos novos | Fechamento | Até o 3º dia útil | Escritório |
| 5.3 | DRE gerencial e DFC por área de atuação | Fechamento | Até o 10º dia útil | Extat |
| 5.4 | Reunião mensal de resultado | Fechamento | Até o 15º dia útil | Extat Dr. Neres |
| 5.5 | Auditoria cliente a cliente do recebido × cobrado × pago | Contínua | Semanal | Extat |
| 5.6 | Atualização cadastral do cliente a cada contato | Contato | Contínua | Jurídico |
| 5.7 | Arquivamento das tarefas concluídas, mantendo apenas pendências ativas na fila | Conclusão | Diário | Escritório |
Total: 41 atividades. 24 ficam com o escritório, 9 com a Extat, 5 com o jurídico e 3 são decisão exclusiva do sócio. O cálculo do honorário, o rateio dos parceiros e a comissão do comercial são apurados e conferidos dentro do escritório; a Extat entra sobre eles pela auditoria e pelo fechamento, não pela conferência transação a transação.
Regras de honorário
Esta é a seção mais importante do manual. Quase toda a receita não cobrada identificada até aqui vem de erro na aplicação de uma destas regras.
O honorário incide sobre o valor bruto, antes de qualquer desconto. Não se deduz contribuição previdenciária, imposto de renda nem empréstimo consignado — esses descontos são do cliente, não do escritório. O valor que aparece como líquido no extrato do benefício não é a base de cálculo.
Como montar a base de cálculo
| Componente | Entra no cálculo? |
|---|---|
| Soma das parcelas do período (MR — média de remuneração) | Sim |
| Crédito de arredondamento pago pelo INSS | Sim |
| Correção monetária, quando o pagamento demora | Sim |
| Décimo terceiro proporcional | Sim |
| Desconto de contribuição previdenciária | Não |
| Desconto de imposto de renda | Não |
| Empréstimo consignado do cliente | Não |
Os percentuais e os pisos
| Situação | Regra | Cuidado |
|---|---|---|
| Salário-maternidade | 35% do bruto ou R$ 2.500 — o que for maior | No salário mínimo, 35% costuma ficar abaixo do piso. A diferença tem de ser cobrada até a última parcela cheia. |
| Demais benefícios | Em regra 30% do bruto | Sempre conferir o contrato: há contratos antigos com percentual sem piso mínimo. |
| Benefício temporário (auxílio-doença) | 30% do retroativo mais as 12 primeiras parcelas — ou até onde o benefício durar, se durar menos de 12 meses | Se o benefício durou 6 meses, cobra-se até 6. Se durou 24, cobra-se até 12. |
| Concessão rápida | Piso de 10 vezes o valor do benefício | Regra protetiva: se o benefício sai em dias, o retroativo é pequeno e o percentual não remunera o trabalho feito. |
| Ação indenizatória | Percentual fechado em contrato; abate-se a entrada, se houve | Verificar sempre a regra do contrato antes de calcular. |
| Reembolsos | Custas, guia GPS e consulta médica adiantadas pelo escritório voltam pelo valor pago | Não se emite nota fiscal sobre reembolso — é devolução, não receita. Boleto separado do honorário. |
A regra de cobrança humanizada
O contrato permite cobrar tudo nas primeiras parcelas, mas a prática definida pelo sócio é outra: retira-se o percentual da primeira parcela, o percentual da segunda, e quita-se o restante na terceira ou quarta — preferencialmente no mês em que o cliente recebe o décimo terceiro, que dá folga no valor. O motivo é comercial: se o escritório retém tudo de uma vez, o cliente sente que "não recebeu nada" e a relação se desgasta.
A consequência operacional é que toda cobrança parcelada precisa de uma tarefa de acompanhamento no sistema, com a diferença a apurar e o mês-alvo. Sem essa tarefa, a diferença se perde — foi assim que se perdeu o caso dos R$ 200 do décimo terceiro.
Detalhe operacional que define quando conferir: benefício com final de 1 a 5 é pago dentro do mesmo mês; final de 6 a 0 é pago entre o primeiro e o quinto dia útil do mês seguinte. A folha do INSS — a maciça — roda entre os dias 15 e 20, normalmente 16 a 18. Antes disso não adianta consultar o histórico de crédito, e tarefas com prazo anterior precisam ser prorrogadas.
Parceiros e comissões
Os percentuais não estão consolidados em lugar nenhum: vivem nos contratos, no cadastro da carteira dentro do Juridiq e nas regras antigas do Peritum. Montar essa tabela é uma das primeiras entregas da Extat.
Advogados parceiros
| Situação | Regra |
|---|---|
| Regra geral | 70/30 — fica com 70% quem executa o trabalho. Vale nos dois sentidos: quando o escritório indica para o parceiro e quando o parceiro indica para o escritório. Todo parceiro novo entra nessa regra. |
| Exceções | Existem e estão escritas no contrato e no cadastro da carteira. Um dos parceiros tem divisão meio a meio com uma condição específica em contrato. Quem entrou depois segue a regra geral, sem exceção. |
| Carteira | O parceiro precisa estar cadastrado na carteira do cliente dentro do sistema. Cliente sem carteira atribuída pertence ao escritório. |
| Repasse do parceiro | Alguns parceiros cobram do cliente e repassam ao escritório. Nesses casos é preciso exigir a nota fiscal e o comprovante — é receita que entra sem lastro documental se não houver controle. |
| Tributação | O escritório está em 10,22% no Simples; os parceiros, em torno de 4,5%. Hoje o escritório tributa o valor cheio e repassa. O correto é cada parte emitir a nota da sua fração. Levar à contabilidade antes de alterar. |
Captadores e corretores
Funcionam por regra própria, registrada no cadastro do parceiro dentro do sistema, com histórico de vigência — a mesma parceria pode ter tido três regras diferentes ao longo dos anos, e vale a regra da data do contrato. As modalidades encontradas no levantamento:
- DPVAT em vigências antigas: valor fixo na entrada, valor fixo na entrega e percentual da sentença, ou valor fixo alternativo quando não havia comissão final.
- Previdenciário: comissão fixa ou equivalente a um salário do benefício quando o honorário atinge o piso combinado; abaixo disso, valor fixo menor, proporcional ao recebido.
- Honorário em percentual do retroativo: comissão de 20% sobre o honorário do retroativo, com possibilidade de antecipação por cliente fechado.
- Casos fixos: alguns clientes têm valor de comissão fixo mensal, reajustado por decisão do sócio.
Antes de pagar qualquer comissão de captador, confirmar três coisas: a data do contrato (para saber qual vigência aplicar), o tipo de processo (DPVAT, previdenciário e indenizatório têm regras diferentes) e o valor efetivamente recebido do cliente — nunca o valor faturado. Recebimento da carteira do captador entra até o dia 7; conferência entre o 7 e o 10; repasse no dia 10.
Comissão da equipe comercial
Três pessoas, dois regimes. O supervisor está na regra antiga, com fixo e variável, e mudou de função — passou a apoiar a equipe em vez de vender, e nos dois últimos meses recebeu um extra por esse trabalho. Os dois vendedores contratados em julho estão em regime 100% variável, com piso de 30 contratos para atingir a faixa mínima; no primeiro mês, de treinamento, receberam salário.
A política será revista para fixo mais variável em todos os casos, com o fixo mais enxuto e o variável mais agressivo. Enquanto a mudança não é formalizada, vale o que foi acordado na contratação. Toda alteração de regra de remuneração deve ser registrada em ata — e a Extat precisa da ata para apurar corretamente.
Política financeira
Formalização das regras definidas pelo Dr. Neres. Enquanto não estiverem escritas, cada negociação é uma decisão nova e cada atraso é um caso à parte.
Política de cobrança
- Régua de contato a cada 2 a 3 dias após o vencimento, com registro de cada tentativa no sistema
- Todo boleto emitido a partir de 14/09 sai com juros de 1% pro rata por dia de atraso
- Cliente que não responde à régua sobe para o sócio com o histórico já reunido
- Tolerância de um dia útil para crédito em trânsito, sem cobrança de juros
Política de renegociação
- Toda dívida vencida é atualizada pelo INPC antes da proposta
- Parcelamento de até 10 meses; 12 a 14 em casos específicos
- Juros de 1,5% ao mês, já previstos em contrato
- Entrada negociada conforme a capacidade real do cliente — parcela que não cabe no bolso vira inadimplência de novo
- Negociação individual, conduzida pelo sócio ou pelo líder da área com alçada
Política de repasse ao cliente
- Prazo-alvo de 2 dias úteis entre a identificação do crédito e o repasse
- O prazo conta da identificação, não da entrada do dinheiro — crédito sem origem definida não inicia a contagem
- Repasse preferencialmente pelo banco em que o crédito caiu, para evitar tarifa
- Todo repasse acompanha demonstrativo de prestação de contas
- Recomendação: levar o prazo para o contrato, encerrando a expectativa de repasse imediato
Política de adiantamento ao cliente
- Aplica-se a custas processuais, guia GPS e consulta médica
- Só há adiantamento quando há viabilidade técnica do benefício e o cliente comprovadamente não tem como pagar
- Análise de risco feita pelo jurídico antes de qualquer promessa ao cliente
- Aprovação do sócio antes do pagamento
- Reembolso cobrado em boleto próprio, separado do honorário, e sem emissão de nota fiscal
O cliente que recebe o benefício espera o dinheiro na conta no mesmo dia. Quando o repasse leva uma semana — porque o crédito caiu sem identificação, ou porque o cálculo do honorário precisou ser refeito — o escritório absorve um desgaste que não é operacional, é de expectativa. Prazo escrito, comunicado na assinatura do contrato e cumprido, elimina a maior parte dessas conversas.
POPs das rotinas críticas
Seis procedimentos. Não existia nenhum documento escrito no financeiro até esta data — estes são os primeiros.
POP 01 · Cobrança de honorário a partir da concessão do benefício
Gatilho: benefício deferido · Responsável: jurídico e escritório · Conferência: ExtatPOP 02 · Identificação e repasse de crédito judicial
Gatilho: crédito na conta · Prazo-alvo: 2 dias úteis da identificaçãoPOP 03 · Cliente pagou fora do boleto
Gatilho: crédito de cliente sem baixa correspondente · Frequência: diáriaPOP 04 · Adiantamento de custas, guia GPS ou consulta
Gatilho: pedido do jurídico · Janela crítica: até o dia 15, vencimento da GPSPOP 05 · Prestação de contas e rateio dos parceiros
Gatilho: fechamento do mês · Pagamento: dia 12POP 06 · Fechamento mensal
Gatilho: virada do mês · Conclusão: 15º dia útilAlçadas e governança
Quem inicia, quem executa, quem confere e quem aprova cada tipo de movimentação.
| Movimentação | Inicia | Executa | Confere | Aprova |
|---|---|---|---|---|
| Despesa recorrente já cadastrada, dentro do limite | Escritório | Escritório | Extat | alçada permanente |
| Pagamento acima do limite da conta | Escritório | Escritório | Extat | Dr. Neres |
| Fornecedor novo ou despesa não recorrente | Jurídico | Escritório | Extat | Dr. Neres |
| Emissão do boleto — vínculo com cliente e processo, juros e prazo | Jurídico | Escritório | Extat | não requer |
| Desconto, parcelamento ou renegociação | Cliente | Escritório | Extat | Dr. Neres |
| Adiantamento de custas, GPS ou consulta | Jurídico | Escritório | Extat | Dr. Neres |
| Rateio dos advogados parceiros | Escritório | Escritório | Escritório | Dr. Neres |
| Comissão da equipe comercial | Supervisor | Escritório | Escritório | Dr. Neres |
| Cálculo do honorário sobre o valor bruto | Jurídico | Escritório | Escritório | não requer |
| Repasse de RPV ou alvará ao cliente | Escritório | Escritório | Extat | acima do limite |
| Transferência entre contas próprias | Dr. Neres | Escritório | Extat | Dr. Neres |
| Abertura de conta ou novo meio de cobrança | Extat propõe | Escritório | Extat | Dr. Neres |
Limites por conta
| Conta | Limite | Situação |
|---|---|---|
| Cora | R$ 5.000 | Elevado de R$ 2.500 pelo sócio. Confirmado na reunião. |
| Banco do Brasil | a confirmar | O sócio informou ter alterado o limite, sem confirmar o valor. |
| Caixa | R$ 20.000 | Limite de transferência. Acima disso, o gerente precisa cadastrar o favorecido — resposta costuma ser rápida. |
| Asaas | a definir | Não foi informado no levantamento. |
A partir da data de corte, nenhum lançamento é classificado ou conciliado por quem o executou: o escritório executa, a Extat confere no dia seguinte e o sócio aprova o que está acima da alçada.
Três apurações ficam inteiras dentro do escritório — o cálculo do honorário sobre o valor bruto, o rateio dos parceiros e a comissão do comercial. Nelas a segregação se faz em três camadas: (1) quem confere o cálculo não é quem calculou; (2) o mapa de rateio só é pago depois de aprovado pelo Dr. Neres; (3) a Extat audita o resultado no fechamento do mês, por amostragem cliente a cliente, contra o contrato e a receita efetivamente recebida. A Extat não refaz a conta — ela responde por apontar o que não fecha.
Pendências herdadas
Inventário de abertura. Tudo o que já existia em 14/09 e que a nova operação recebe para resolver.
| Item | Situação na data de corte | Tratamento |
|---|---|---|
| Contas a receber | Atualizado no sistema para vencimentos a partir de 1º de setembro | Base de partida do painel de inadimplência |
| Pagamentos agendados | Somente faturas de cartão, já quitadas | Sem passivo agendado a herdar |
| RPVs recebidos e não repassados | Lista a levantar — o levantamento indicou volume relevante | Prioridade 1 da auditoria. Painel de RPV na semana 1 |
| Prestações de contas de parceiros em aberto | Cinco parceiros com repasse pendente ou nunca realizado | Apuração individual e mapa de rateio na semana 2 |
| Boletos órfãos | Títulos em aberto no sistema anterior e boletos do Cora não reemitidos | Levantamento na semana 3; reemissão ou baixa conforme o caso |
| Lançamentos atrasados | Lançamentos não realizados e baixas pendentes no sistema | Regularização na conciliação de setembro |
| Comprovantes fora do sistema | Comprovantes impressos e comprovantes de Pix retidos em conversas de WhatsApp | Digitalização e anexação à pasta do processo |
| Migração Peritum → Juridiq | Incompleta. Operação no sistema atual começou em abril de 2026 | Relação de pessoas e processos divergentes entregue ao escritório |
| Diferenças de honorário | Valores cobrados a menor por erro de base de cálculo, entrada não abatida ou reembolso não cobrado | Auditoria cliente a cliente, do mês mais recente para trás |
| Tabela de percentuais de parceiros | Não existe consolidada | Construção pela Extat e validação pelo sócio na semana 2 |
| Acordos verbais | Não há registro de acordo fora do sistema — as parcerias estão descritas no cadastro | Confirmado no levantamento; sem passivo oculto identificado |
Duas constatações positivas do levantamento merecem estar aqui, porque reduzem o risco da transição: não há acordos verbais fora do sistema — toda parceria está descrita no cadastro — e não foram identificados pagamentos em duplicidade ou cobranças indevidas. O problema encontrado é o oposto: cliente que foi cobrado a menos ou não foi cobrado. É um passivo de receita, não de caixa.
Pessoas e contatos
Quem aciona quem. Boa parte do processo depende de relacionamento — a identificação de um depósito judicial na Caixa não se resolve por sistema.
| Função | Quem | Aciona-se para |
|---|---|---|
| Escritório | ||
| Sócio-diretor | Dr. Osmar Neres | Aprovações, negociação, política e qualquer decisão de exceção |
| Previdenciário | Rogério | Regra do contrato, histórico de crédito, cálculo do benefício |
| Fazenda pública | Ronald | Alvarás estaduais e processos contra entes públicos |
| Trabalhista | Antônio | Créditos trabalhistas e acordos |
| Cível | Gabriela | Indenizatórias e contratos de percentual fechado |
| Atendimento | Stephanie | Primeiro contato do cliente, segunda via de boleto, atualização cadastral |
| Supervisor comercial | João | Base de cálculo das comissões e política de remuneração do comercial |
| Externos | ||
| Gerente Caixa | Cláudio | Identificação de depósito judicial e cadastro de favorecido acima de R$ 20 mil. Responde rápido |
| Gerente Banco do Brasil | contato com o escritório | Identificação de alvarás estaduais. Retorno mais lento |
| Contabilidade | portal e grupo | Guias de INSS e imposto mensal. Solicitar inclusão do e-mail financeiro e da Dayene |
| Suporte do sistema | canal interno do Juridiq | Migração, permissões e configuração de perfil |
Perguntado quem substitui o responsável pelo financeiro quando ele falta, a resposta foi direta: o financeiro não tem substituto. Cada área jurídica tem um líder que responde na ausência do titular; o financeiro era o sócio e uma pessoa. Com a entrada do BPO essa dependência deixa de existir do lado do controle — mas a execução dentro do escritório continua concentrada até que haja um segundo profissional treinado.
O que falta receber
Materiais e acessos combinados no levantamento e ainda pendentes de entrega.
| Item | De quem |
|---|---|
| Planilha de controle diário de pagamentos e recebimentos — todas as versões | Escritório |
| Pasta digital do financeiro organizada em drive específico | Escritório |
| Tabela de honorários por tipo de serviço | Dr. Neres |
| Contato do gerente do Banco do Brasil e do gerente da Caixa | Dr. Neres |
| Acesso ao portal e ao grupo da contabilidade para o e-mail financeiro | Dr. Neres |
| Lista de RPVs recebidos e ainda não repassados | Escritório |
| Backup completo do Peritum para conclusão da migração | Dr. Neres |
| Ata de alteração da política de remuneração do comercial | Dr. Neres |
| Acesso de leitura ao sistema jurídico para a equipe da Extat | Dr. Neres |
| Confirmação dos limites de alçada em cada banco | Dr. Neres |